Questa informativa si rivolge a coloro che utilizzano i Servizi (erogati tramite il Sito bsmart.it o tramite applicazioni) di proprietà di bSmart Labs srl.

L’informativa illustra come in bSmart Labs utilizziamo i Dati degli Utenti che sono iscritti ai nostri Servizi. Inoltre, consente agli Utenti di conoscere le finalità e modalità di trattamento dei Dati personali da parte nostra in caso di loro conferimento.

Questa informativa può essere modificata. L’ultimo aggiornamento risale al: 23/04/2020.

Titolare del trattamento e Responsabile della Protezione dei Dati

bSmart Labs srl, Via Montorfano, 98 - 20831 Seregno (MB), tel. 0362 640018. Per informazioni su questa Informativa sulla Privacy scrivici a privacy@bsmart.it.

Abbiamo nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD) per verificare la conformità dei nostri trattamenti sui dati personali alla normativa italiana ed europea. Il Responsabile della Protezione dei Dati è LiquidLaw Srl - Azienda spinoff di UniSalento ed è contattabile al seguente indirizzo: privacy@liquidlaw.it. Lo stesso costituisce il punto di contatto per chiedere e ricevere informazioni sul trattamento dei vostri dati personali e il contatto per l’Autorità di controllo.

Quali Dati memorizziamo?

Raccogliamo alcuni Dati personali degli Utenti, quali ad esempio User ID e password, nome, cognome e indirizzo email, informazioni aggregate durante la navigazione, altri Dati personali forniti volontariamente dall’Utente durante la fase di registrazione o in occasione della richiesta di Servizi offerti (es. foto, elaborati scritti nell’ambito delle attività didattiche, etc.).  Possiamo raccogliere, altresì, i vostri dati personali quando ci contattate per richieste di assistenza ovvero utilizzate i plug-in dei social network in uso sul Sito.

Alcuni Servizi potrebbero essere accessibili agli Utenti senza necessità di conferimento dei propri Dati personali, tuttavia la maggior parte delle funzionalità sono accessibili esclusivamente agli Utenti registrati.

Dati personali forniti dagli Utenti

Salviamo nei nostri database nome e cognome, indirizzo email, username, password, Dati anagrafici, e altre informazioni che l’Utente stesso ci fornisce tramite l’utilizzo dei nostri Servizi.

Dati personali di Soggetti minorenni

I Servizi che eroghiamo sono destinati a Utenti di qualsiasi età. Un Soggetto minorenne ha la facoltà di iscriversi ad uno o più Servizi di bSmart Labs a patto che tale iscrizione sia effettuata da uno dei due Genitori - o altro Soggetto esercente la potestà genitoriale. Il Genitore - o altro Soggetto esercente la potestà genitoriale - autorizza bSmart Labs a trattare i Dati personali del Soggetto minorenne attraverso il consenso esplicito richiesto in fase registrazione, nei casi espressamente richiesti (laddove la base giuridica sia diversa dall’adempimento a obblighi contrattuali previsti dai Servizi erogati), accettando le modalità indicate nella presente Informativa (cfr. par. “Come utilizziamo i Dati che raccogliamo?”), nella pagina dei Termini e condizioni e in conformità con quanto indicato nell’art. 8 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE/2016/679).

Il Genitore - o altro Soggetto esercente la potestà genitoriale - ha il diritto di visionare e richiedere la rettifica, l’integrazione o l’eliminazione dei Dati personali del minore del quale ha effettuato l’iscrizione ad uno o più Servizi bSmart Labs attraverso una comunicazione al Titolare del trattamento. Inoltre, qualora venisse a conoscenza dell’iscrizione a uno o più Servizi di bSmart Labs da parte di un Soggetto minorenne, su cui esercita la potestà genitoriale, senza la sua espressa autorizzazione (nei casi in cui sia richiesta), può dare comunicazione al Titolare del trattamento che si adopererà per eliminare in tempo ragionevole l’account del Minore.

Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento dei nostri Servizi acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni Dati che vengono poi trasmessi implicitamente nell'uso dei protocolli di comunicazione Internet.

Rientrano in questa categoria di dati, ad esempio, gli indirizzi IP, i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli Utenti che si connettono ai Siti e alle applicazioni di bSmart Labs, la fascia oraria della richiesta al server, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, ed altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'Utente.

Le informazioni di cui sopra, di base, non sono raccolte per essere associate agli interessati identificati, e possono essere utilizzate da bSmart Labs al fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso dei nostri Servizi, e per assicurarne il corretto funzionamento.

I Dati potrebbero, inoltre, essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni di nostri Siti, applicazioni, o software.

Come utilizziamo i Dati che raccogliamo?

Trattiamo i Dati personali degli Utenti esclusivamente secondo le modalità descritte nella presente informativa e nel rispetto delle disposizioni del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE/2016/679).

Per utilizzare alcuni Servizi offerti da bSmart Labs, l’Utente potrebbe dover esprimere un consenso all’utilizzo dei propri Dati personali. In particolare, si fa presente che la normativa prevede che vi sia una motivazione specifica che consenta il trattamento dei dati personali degli utenti della piattaforma e tale motivazione consiste:

  • in alcuni casi nella necessità di fornire riscontro alle vostre richieste di registrazione o di accesso ai Servizi erogati da bSmart o per riscontrare le richieste di informazioni sui nostri prodotti e servizi (si tratta di finalità contrattuali o precontrattuali e il consenso non è necessario);
  • nell’ottemperare ai determinati requisiti giuridici e/o regolamentari (adempimento a obblighi previsti dalla Legge, da un Regolamento o dalla Normativa Comunitaria e, anche in questo caso, il consenso non è necessario);
  • nel perseguimento di un legittimo interesse di bSmart o di terzi (es. utenti del servizio); 
  • in circostanze limitate, nel consenso prestato dall’Utente (es. per finalità di marketing o co-marketing ovvero di profilazione).

Utilizziamo i tuoi Dati per le seguenti finalità:

  • Operare, manutenere, e migliorare i nostri Siti, Prodotti, e Servizi.
  • Fornire riscontro alle vostre richieste di registrazione alla piattaforma, al fine di consentire l’accesso all’area riservata e agli altri servizi erogati.
  • Inviare informazioni, incluse conferme, fatture, note tecniche, aggiornamenti, avvisi di sicurezza, e messaggi amministrativi.
  • Fornire il servizio di supporto o help desk, nonché assistenza tecnica mediante la gestione dei ticket aperti dall’Utente (compilando il modulo di richiesta on-line).
  • Interagire, in alcuni Servizi di bSmart Labs, con altri Utenti registrati a bSmart Labs inclusi in gruppi ad accesso limitato e controllato (ad esempio, le classi virtuali di bSmart Classroom o le schermate che mettono in comunicazione lo Studente e il Tutor, tra il Genitore e il Tutor in bSmart Tutors o le schermate che consentono ai Genitori di accedere ai Dati personali dei propri figli).
  • Creare e promuovere concorsi e premi promossi da bSmart Labs.
  • Rispondere a commenti e domande fornendo un Servizio al cliente e gestire i dati volontariamente comunicati per fornire specifici servizi di informazione e/o assistenza.
  • Comunicare promozioni, eventi e altre notizie su Prodotti e Servizi offerti gratuitamente esclusivamente da bSmart Labs.
  • Collegare o combinare le informazioni dell'Utente con altre informazioni personali.
  • Proteggere, indagare, e scoraggiare contro attività fraudolente, non autorizzate o illegali.
  • Verificare la raccolta necessaria ed automatica dei dati inerenti all’interazione con il sito web, anche mediante analisi su dati aggregati del comportamento dei visitatori e degli utenti sul sito.
  • Fornire Prodotti e Servizi richiesti dai clienti.
  • Inviare eventuali inviti alla prova di Servizi di bSmart Labs a partire da azioni esplicite compiute da Utenti già iscritti al Servizio (ad esempio la condivisione di un contenuto con una persona attraverso l’immissione di un indirizzo email).

In alcuni casi utilizziamo dei Dati (email o altro) esplicitamente forniti da Utenti iscritti a uno o più Servizi di bSmart Labs per inviare inviti o altro tipo di comunicazioni a persone terze non registrate a Servizi di bSmart Labs.

Per consentire la piena funzionalità di alcuni servizi forniti da terzi (es. Google Drive, Dropbox), chiediamo all'utente di inserire i propri dati di accesso a questi servizi per poter accedere ai contenuti di sua proprietà ospitati dalle rispettive piattaforme. bSmart Labs non accede mai direttamente ai contenuti dell'utente, non salva nessun file sui propri server e ne rende disponibile la visualizzazione solo ed esclusivamente ai diretti proprietari.

Conserviamo queste informazioni al solo scopo di inviare comunicazioni inerenti a Servizi di bSmart Labs. Il destinatario di tali messaggi può contattarci all'indirizzo privacy@bsmart.it per richiedere la rimozione del suo indirizzo email dal nostro database.

L’Utente, inoltre, ha la facoltà di scegliere se concedere l’utilizzo dei propri Dati per le due seguenti finalità:

  • Ricevere comunicazioni, promozioni e altre notizie su Prodotti e Servizi a pagamento offerti da bSmart Labs.
  • Ricevere comunicazioni, promozioni e altre notizie su Prodotti e Servizi offerti da parte di nostri partner selezionati (ad esempio newsletter periodiche di approfondimento o altri messaggi di iniziative riguardanti il mondo della scuola, la didattica e il mondo dell’Education).

Per ognuno dei due consensi sopra riportati, l’Utente ha la facoltà di autorizzare o revocare il consenso nella sua pagina del profilo. In alternativa, l’Utente può comunicarci una variazione dei consensi inviando una email all’indirizzo privacy@bsmart.it. Ci impegneremo a rettificare la volontà dell’Utente entro i termini di legge.

Obbligatorietà del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto

Alcuni dati conferiti nei form e moduli presenti nel Sito bsmart.it o accessibili tramite applicazioni possono avere natura obbligatoria e sono indispensabili per la fornitura dei servizi oppure per adempiere ad obblighi derivanti da norme di legge o di regolamento. Il rifiuto a fornirli comporta l’impossibilità di poter fornire i servizi esposti. La comunicazione di ulteriori dati, diversi da quelli di conferimento obbligatorio è, invece, facoltativa e non comporta alcuna conseguenza per l'uso del sito web e dei suoi servizi.

A seconda dei casi, sarete informati dovutamente del carattere obbligatorio o facoltativo del conferimento dei vostri dati personali. Evidenzieremo il carattere obbligatorio o facoltativo della comunicazione dei vostri dati mediante un avviso per i soli dati necessari alla fornitura dei servizi. Vi ricordiamo che la mancata indicazione di dati personali facoltativi non comporterà per i nostri utenti alcun obbligo né alcuno svantaggio.

Condivisione e sicurezza dei vostri dati

Non condividiamo i Dati personali dei nostri Utenti con Soggetti terzi, ad eccezione di alcuni casi particolari di seguito elencati: 

  • Potremmo condividere nome, cognome e email degli Utenti che sottoscrivono l’accesso a uno specifico contenuto, con (ed esclusivamente) i detentori di diritti patrimoniali del contenuto stesso (di ciò l’utente sarà sempre previamente informato e, se necessario, sarà raccolto un consenso per la comunicazione a terzi).
  • Potranno venire a conoscenza di alcuni Dati categorie di Soggetti che svolgono attività connesse e strumentali alle attività che svolgiamo, come ad esempio i Soggetti che svolgono attività di assistenza all’Utente ed i gestori informatici.
  • Alcuni Dati personali potranno essere visibili all’interno di specifici Servizi di bSmart Labs da parte di altri utilizzatori dei Servizi di bSmart Labs. Ad esempio i Docenti in bSmart Classroom, il Tutor durante lo svolgimento delle sue attività con gli Studenti in bSmart Tutors e il Genitore nella pagina di gestione dei profili dei propri figli, i Dirigenti scolastici; laddove prevista, tale condivisione avviene sotto l’esclusiva responsabilità di ciascun utilizzatore ed è finalizzata ad agevolare la didattica a distanza mediante la rilevazione dell’attività compiuta dall’utente (es. per il monitoraggio e controllo dell’attività didattica o per effettuare analisi - su dati aggregati - circa l’apprendimento di una classe o un gruppo di classi).
  • Potremmo fornire alcuni Dati a organi di vigilanza, per l’adempimento di obblighi di legge, di regolamenti derivanti dalla normativa comunitaria, o derivanti da istruzioni impartite da pubbliche autorità.
  • L’Utente ha liberamente dato il consenso facoltativo (cfr. par. “Come utilizziamo i vostri dati?”) al trasferimento dei propri Dati personali ai partner di bSmart Labs.

bSmart Labs si impegna a prendere tutte le misure di sicurezza necessarie per proteggere nel miglior modo possibile i Dati personali degli Utenti, volte ad impedire l’accesso, la divulgazione, la modifica o la distruzione non autorizzate dei Dati Personali.
Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici, con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. 

Oltre a bSmart, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai dati personali anche il personale interno coinvolto nell’organizzazione di questa piattaforma (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, fornitore dei servizi di sviluppo e manutenzione della piattaforma web, fornitore dei servizi di sviluppo, erogazione e gestione operativa delle piattaforme tecnologiche impiegate, etc.), nonché terzi per i quali ciò risulti necessario ed indispensabile (o comunque funzionale) per lo svolgimento delle attività di bSmart, nominati (se necessario) quali Responsabili del Trattamento da parte del Titolare. L’elenco aggiornato dei Responsabili potrà sempre essere richiesto al Titolare del Trattamento.

I dati di contatto degli utenti registrati possono essere accessibili anche ad altri utenti registrati, nell’ambito della fruizione. 

Social media: possiamo usare i plug-in dei social media sul nostro sito web. Di conseguenza, i dati saranno condivisi con il servizio di social media ed eventualmente condivisi sul vostro profilo social media. Si prega di fare riferimento all'Informativa sulla privacy di questi fornitori terzi di social media per saperne di più su queste pratiche.

I dati personali in ogni caso non saranno diffusi. È fatta salva, in ogni caso, la comunicazione o diffusione di dati richiesti, in conformità alla legge, da Forze di Polizia, dall'Autorità Giudiziaria, da organismi di informazione e sicurezza o da altri soggetti pubblici per finalità di difesa o di sicurezza dello Stato o di prevenzione, accertamento o repressione di reati.

Per quanto tempo conserviamo i vostri dati?

I Dati saranno conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati. In alcuni casi specifici, ad esempio i Dati di traffico raccolti con Servizi esterni, i tempi di conservazione hanno una durata limitata nel tempo.

In particolare, i Dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto in essere e dei servizi richiesti e, anche dopo la cessazione, per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti di legge connessi o da essi derivanti, salvo il caso in cui l’Utente abbia rilasciato esplicito consenso in relazione ad alcuni dei servizi offerti; in questo ultimo caso, il trattamento potrà avere durata fino a revoca del consenso.

Pertanto, i criteri utilizzati per determinare il periodo di conservazione sono stabiliti da: 

(i) specifiche norme di legge che regolamentano l’attività di bSmart;

(ii) la normativa fiscale per quanto riguarda il trattamento dei dati amministrativo-contabili.

In ogni caso, i dati personali degli utenti registrati non saranno più utilizzati trascorsi 5 anni senza interazioni o dopo l’ultimo utilizzo del nostro Sito o dei suoi servizi e ciò solo nel caso in cui l’utente non decida di chiudere direttamente l’account.

Alcuni dati personali, infine, potranno essere conservati anche fino al tempo permesso dalla legge italiana a tutela dei legittimi interessi di bSmart.

Dove conserviamo i vostri Dati?

La gestione e la conservazione dei Dati personali avverrà su server di proprietà del nostro Responsabile esterno per il trattamento e ubicati all’interno dell’Unione Europea. Attualmente i Servizi di bSmart Labs sono ospitati da Amazon Web Services in Irlanda. E’ sempre possibile richiedere a bSmart informazioni in ordine al Responsabile esterno nominato.

I Dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea, ad eccezione di alcuni Dati anonimizzati che, per finalità di elaborazione dei Dati statistici, sono salvati su server ubicati negli Stati Uniti. Resta in ogni caso inteso che il Titolare del trattamento, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare l’ubicazione dei server in Italia e/o Unione Europea e/o Paesi extra-UE.

In tal caso, il Titolare del trattamento assicura sin d’ora che il trasferimento avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Come garantiamo i tuoi diritti

In relazione al trattamento dei Dati personali, l’Utente potrà, in ogni momento, esercitare i diritti indicati negli articoli 15-22 del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (UE/2016/679) scrivendo a privacy@bsmart.it.

In determinate circostanze, infatti, l’Utente ha il diritto:

1) di chiederci conferma dell’esistenza o meno di un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di ottenere l’accesso ai medesimi dati ed a tutte le informazioni relative al trattamento stesso; 

2) di ottenere la rettifica e correzione dei dati personali inesatti e di integrare quelli incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;

3) di ottenere la cancellazione se:

  • i dati non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o trattati, 
  • i dati sono stati trattati illecitamente, 
  • i dati devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale, 
  • ha revocato il consenso,
  • ci si oppone al trattamento;

4) di ottenere la limitazione del trattamento (e quindi di sospenderlo) quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

  • se si contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo a noi necessario per verificare detta esattezza; 
  • se il trattamento è illecito e ci si oppone alla cancellazione dei dati personali e si chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo; 
  • qualora i dati personali siano necessari per l'accertamento o l'esercizio di un diritto in sede giudiziaria dell’interessato; 
  • se l’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei nostri motivi legittimi rispetto a quelli dell’Utente;

5) di chiedere il trasferimento delle proprie informazioni personali in forma elettronica e strutturata a un altro soggetto (“portabilità dei dati”);

6) di opporsi, in tutto o in parte al trattamento; 

7) di revocare, in qualsiasi momento, il consenso prestato (in questi casi la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca).

Inoltre, l’Utente gode del diritto di reclamo all’Autorità Garante per la Privacy con le modalità indicate sul Sito web del Garante della Privacy italiano.

Ove possibile, bSmart Labs si impegna a rendere disponibile all’Utente una modalità autonoma di accesso ai propri Dati personali utilizzati nei nostri Servizi. In caso di informazioni non corrette, bSmart Labs si impegna a rettificare errori o inesattezze in tempi ragionevoli o, se richiesto, ad eliminare tutte le informazioni riconducibili all’Utente, salvo doverle conservare per legittime finalità legali.